Rattachée à une institution ou à un établissement donné (université, grande école, organisme de recherche, laboratoire…) une archive institutionnelle permet de mettre en valeur la production scientifique de cet établissement, tout en s’inscrivant dans le mouvement plus vaste de l’Open Access par le choix d’un logiciel interopérable
Outre cette dimension d’amélioration de la visibilité de la production de recherche, une archive institutionnelle présente trois autres avantages :

• n’étant pas limitée à la production de recherche de l’institution, elle peut servir d’outil pour la gestion électronique de l’ensemble du patrimoine numérique (ressources pédagogiques, thèses, documents patrimoniaux…) ;

• afin de faciliter le processus de dépôt, il est possible d’envisager des liens entre l’archive locale et des applications de gestion (par exemple le logiciel Harpège pour les universités) afin, notamment, de pré-remplir les formulaires de dépôt ;

• le niveau de l’archive institutionnelle semble enfin être celui qui permet la plus grande efficacité dans l’incitation des chercheurs au dépôt de leurs publications.

Deux exemples pour illustrer cette « famille » des archives ouvertes :

• la base de thèses de l’Institut National Polytechnique de Toulouse ;

• l’archive institutionnelle de la MSH d’Alsace (MISHA) qui sera présentée au cours de la journée d’étude.

Pour terminer il convient encore de noter que ces archives institutionnelles peuvent se mettre au place au niveau d’un regroupement d’établissements, que ce soit dans le cadre d’un PRES (projet du Pôle Universitaire Lyonnais) ou d’une région (projet lorrain commun aux Université de Metz, Nancy-I, Nancy-II et à l’INPL).

Vous pouvez d’ores et déjà consulter la présentation qui servira de support à l’intervention de Thierry Bédouin, directeur du CRI de l’Université de Rennes-I, sur le thème de l’insertion des Archives Ouvertes dans l’environnement du Système d’Information de l’Etablissement.

Ce sujet est particulièrement important dans le cadre des établissements universitaires dont le patrimoine numérique va au-delà des publications scientifiques (thèses, documents pédagogiques, archives administratives, documents patrimoniaux…)

Les archives centrales s’inscrivent le plus souvent dans un cadre national et visent à présenter de manière cohérente la production scientifique d’un pays et à contribuer de la sorte à son rayonnement et à sa visibilité internationale.
Elles permettent par ailleurs de développer des services spécifiques qui ne seraient pas à la portée d’un établissement seul comme, par exemple, l’export automatique des notices et des fichiers depuis HAL vers ArXiv pour les articles de sciences physiques.

Au sein même de cette famille s’observe une grande variété de modèles et de solutions techniques :

Pour tout connaître de l’archive ouverte mise en place par l’Université de Rennes-II, allez sur cette page qui comprend

• des données factuelles sur l’université et l’archive mise en oeuvre,
• un article de présentation de l’archive ouverte paru dans la revue de l’université,
• une présentation powerpoint de l’AO de Rennes-II.

Loin d’être monolithique, le paysage des archives ouvertes se compose de plusieurs types d’archives que l’on peut schématiquement regrouper en trois familles : archives disciplinaires, archives centrales et archives institutionnelles.
Des débats se tiennent régulièrement sur la primauté d’une de ces catégories d’archives sur les autres mais, en partant du constat que chaque catégorie répond à des besoins différents, il est possible d’affirmer que ces trois familles ne s’excluent nullement mais sont au contraire complémentaires.
Elles peuvent et doivent coexister mais ne pas pour autant s’ignorer. A cet égard l’exemple français d’interconnexion d’une part entre les archives institutionnelles et l’archive ouverte nationale (fondée sur HAL) et d’autre part entre l’archive ouverte nationale et certaines archives disciplinaires (ArXiv), pourra à terme avoir valeur d’exemple.

Les archives disciplinaires :

Première famille des AO par ordre d’ancienneté (ArXiv a été lancée en 1991, il y a déjà 16 ans), ce type d’archive ouverte vise à répondre aux besoins d’une communauté de chercheurs identifiée. Leur mise en place répond à un objectif premier d’amélioration de la communication scientifique. Cela est particulièrement patent dans le cas de la communauté des physiciens qui utilise ArXiv comme un mode privilégié de diffusion des travaux de recherche.

Sur un plan technique, ces archives peuvent être centralisées en utilisant un logiciel unique (c’est le cas d’ArXiv, de PubMedCentral en sciences biomédicales, ou bien encore d’E-LIS pour les sciences de l’information et des bibliothèques) ou distribuées sous la forme d’un réseau d’archives locales consolidées par un portail de moissonnage et d’interrogation unique.
C’est ce dernier modèle qui a été retenu pour la mise en œuvre de Nereus, archive ouverte européenne en sciences économiques pilotée par la London School of Economics et à laquelle participent, en France, les universités de Toulouse-I, Paris-Dauphine ainsi que l’Institut d’Etudes Politiques de Paris.

Cette page vous permet de découvrir les principales caracteristiques de l’Ecole Nationale Supérieure des Mines de Saint-Etienne ainsi qu’une présentation de la démarche qui a abouti à la mise en place d’une archive institutionnelle sur la plateforme HAL.

Un court document pour rappeler les aspects fondamentaux du mouvement de l’Open Access et en plus particulièrement des Archives Ouvertes :

• les deux modes de mise en oeuvre de l’Open Access
• les archives ouvertes : définitions et objectifs
• les AO en France
• enjeux pour les établissements d’enseignement supérieur

Pour en savoir plus sur le projet de mise en place d’une Archive Ouverte à l’Institut National Polytechnique de Toulouse, consultez la page suivante qui vous donne accès

• à des informations sur l’établissement et
• à la présentation du projet faite en Conseil Scientifique au mois de juin 2006.

L’alimentation des archives ouvertes est LA question débattue depuis plusieurs années parmi les partisans du libre accès. En effet, une fois la décision politique adoptée, la solution technique choisie et implémentée, le circuit des métadonnées validé, encore faut-il s’assurer que l’archive soit remplie par les chercheurs de l’établissement :

- Le dépôt spontané, de chercheurs souvent sensibilisés aux problématiques de l’accès à l’information scientifique, représente en général 15 à 20% du total des publications d’une institution.

- La recommandation de dépôt est la solution la plus communément pratiquée dans les établissements disposant d’une archive ouverte : le dépôt est encouragé, mais n’est pas obligatoire.

- L’obligation de dépôt a été mise en place dans un petit nombre d’établissements : tous les chercheurs du CERN, de l’Universite technologique du Queensland en Australie, de l’Université de Minho au Portugal , de l’Université de Zürich en Suisse et du département d’électronique et d’informatique de l’Université de Southampton au Royaume-Uni doivent déposer leurs publications dans l’archive de leur établissement.

Le Registre des politiques institutionnelles d’auto-archivage (Repository of Open Access Repository Material Archiving Policies – ROARMAP) liste les différentes politiques mises en place en matière de dépôt et d’auto-archivage par les établissements. Il renvoie vers le Registry of Open Access Repositories – ROAR, qui rassemble des données chiffrées notamment sur l’activité de dépôt pour toutes les archives ouvertes signataires de la déclaration de Berlin sur le libre accès.

Au départ ce sont essentiellement les articles scientifiques qui constituent le contenu-cible des archives ouvertes :

• Les pré-publications : Il s’agit de la première version des articles, qui n’est pas encore passée par le comité de lecture de la revue dans laquelle ces articles sont destinés à être publiés.

Il est important que ce type de documents soient accessible à la communauté scientifique, ne serait-ce que pour stimuler les échanges et faire émerger des collaborations entre chercheurs.

• Les post-publications : Ce sont les contributions validées par les pairs, qui vont être publiées. De plus en plus d’éditeurs autorisent les auteurs à déposer leurs post-prints dans des archives institutionnelles.

Le projet SHERPA/ROMEO, à l’initiative du JISC, la Commission pour les systèmes d’information de l’Enseignement Supérieur du Royaume Uni, liste les politiques des éditeurs scientifiques en matière d’archivage institutionnel.

D’autres documents liés à la recherche peuvent cependant tout à fait être hébergés dans une archive ouverte :

• les communications

• les colloques

• les documents numérisés

• les rapports, les études

• les chapitres d’ouvrages

• les thèses et les HDR (Habilitations à diriger la recherche)

• et tout autre document non textuel apportant un complément d’information : schémas, séquences vidéo, illustrations audio, données statistiques…

Bien que ce ne soit pas posé comme principe, l’intérêt principal d’une AO est l’accès au document dans son intégralité, et pas seulement à sa notice descriptive. Une archive est de fait un outil de signalement de la production scientifique, mais elle ne saurait être que cela.